Decreto-Lei 273/2003 - Registo de trabalhadores

Bom dia.

Comecei recentemente a trabalhar numa empresa de construção e nas obras em que temos participado como subempreiteiro têm sempre exigido a entrega de fotocópias dos documentos pessoais dos nossos trabalhadores.
O que gostava de obter era o parecer dos colegas que têm mais experiência nesta área sobre o seguinte:
Da leitura que faço do Decreto-Lei 273/2003 Artigo 21º n.º2, relativamente ao contribuinte e beneficiário só exige o número e nao fotocópia do cartão. É normal ainda exigirem fotocópia do Bilhete de Identidade, quando o Decreto-Lei nem sequer o refere.
Não existe aqui um exagero na exigência que as entidades executantes e as fiscalizações fazem?
Não tenho ainda grande experiência neste campo mas julgo que facilitava muito que fosse apenas exigido a entrega de um registo do trabalhador que tivesse os números dos documentos bem como a restante informação exigida pelo Decreto-Lei 273/2003.

Grato pela atenção,
Ricardo

Bom dia,

Sou novo nestas andanças e na obra em que estou tenho que tratar dos documentos dos trabalhadores e dos subempreiteiros.
Talvez por ter ainda pouca experiência perco muito tempo a organizar e a ver se os documentos estão em dia e algumas vezes só reparo que os documentos caducaram passado algum tempo.
Alguém me pode dizer qual a melhor forma de controlar os documentos nas obras ou qual é o método que usam. Obrigado.

André

Olá André, bem vindo ao fórum.

O sistema de controlo de documentos que muitos usam é simplesmente através de mapas em excel onde se insere a informação referente aos trabalhadores e aos subempreiteiros, nomeadamente, números e validades dos documentos.
Tendo um mapa destes, facilmente detecta os documentos em falta (células em branco referentes aos respectivos documentos).
Por outro lado, utilizando a formatação condicional, consegue formatar as células de modo a ser avisado quando a validade de um documento estiver para expirar ou já tiver expirado, por exemplo através de cores.
Pode ainda aproveitar o mesmo mapa para registar e controlar outras informações tais como entrega de equipamentos/documentação, acções de formação, ...

Cumps,
Paulo Ferreira

Olá a todos.

Sou nova aqui no fórum e também como TSHST.

Partilho da opinião dos colegas quanto ao excesso de papelada a ter em obra, quando o DL 273/03 de 29 de Outubro não faz essa exigência.

O que eu pratico nas obras onde trabalho é manter um registo do trabalhador com a informação exígivel no DL referido, num dos anexos do PSS.

No entanto, e "por causa das coisas", tenho-me esforçado por manter na pasta de obra essas tais foócópias. O que sinceramente, acho ser trabalho desnecessário e acumulação de papelada.

Acho que se deveria chegar a um consenso, quanto a isso.

Obrigada.

Um abraço.

Silvia

mas não se esqueçam de ler o 67/98 pois é crime, alem das coimas, fornecer e guardar dados pessoais

contudo a act não sabe o que é necessário ter em obra, pois mensalmente, desde abril, tenho questionado as diversas entidades e até hoje não obtive qualquer tipo de resposta concreta apenas dizem que é necessário respeitar o 273/2003

é giro ter uma entidade fiscalizadora que não sabe bem o que é exigido...

ab

Oportunamente, tentarei obter este esclarecimento por escrito perante a ACT.

Cumps,
Paulo Ferreira

Sou TSHST e CSO em algumas obras. Gostaria de colocar esta questão...

No caso de trabalhadores estrangeiros, e visto o 273 apenas pedir os números dos documentos, gostaria de saber se existe alguém que se limite a acreditar na "boa fé" dos subempreiteiros e trabalhadores independentes e aceite apenas um numero de visto de residência sem confirmar a sua validade... Sim, porque o número de documento não nos dá a validade do visto. Sem falar naquelas situações em que os subempreiteiros nem contrato têm com os trabalhadores, e em caso de acidente, não há qualquer direito a indemnização.

Eu concordo plenamente com a organização da documentação dos trabalhadores e subempreiteiros em obra. Se se considerar excessivo manter em obra fotocópia do BI (ou visto), Seg. Social e Contribuinte de um trabalhador penso que então se trata de uma incompatibilidade legal...

PS: O novo cartão do cidadão irá com certeza diminuir o volume de fotocopias a ter em obra.

Olá Bruno,

Se em alguns países aquilo que se diz e se informa tem algum peso até por questões de honra, de facto no nosso país a confiança nos outros não é muito elevada e por este facto surge a necessidade de se querer evidenciar tudo e mais alguma coisa.
A meu ver as fotocópias de documentos são desnecessárias até porque, muitos dos nossos colegas o que acabam sempre por fazer é ter um mapa de excel onde vão inserir os números e as validades dos documentos para poder controlar os mesmos. Ou seja, se conseguirmos que o subempreiteiro nos conceda estes dados já informatizados (preferencialmente já em excel) acaba-se com as fotocópias.

Relativamente à questão dos contratos com os trabalhadores saliento duas situações:
1º A inexistência de contrato escrito não significa que o trabalhador não esteja vinculado ao empregador (ver CT - Artigo 12.º Presunção de contrato de trabalho).
2º Existe uma responsabilidade solidária entre o subempreiteiro e a entidade executante.

Cumprimentos,
Paulo Ferreira

Boa tarde,

Estive a ler os vossos comentários e tb acho que é excessivo a quantidade de documentos.

Relativamente à situação perante a segurança social, fichas de EPI e fichas de aptidão médica, qual a vossa opinião? tb temos de ter cópias desses documentos todos?

Atentamente,

Por mim não se trata unicamente na utilidade ou não das fotocópias de informação pessoal mas também da razão de um Técnico de Higiene e Segurança do Trabalho passar várias horas a fazer trabalho de arquivo que para mim é uma tarefa de administrativo. Digo isto porque não consigo encontrar no nosso perfil profissional um ponto onde refira que este controlo deva ser feito por nós.

Como podemos analisar riscos, prevenir acidentes se grande parte do tempo é passado a tratar de documentação dos trabalhadores? É claro que em obras de pequena dimensão o volume de trabalhadores não é elevado, deixando assim tempo para as tarefas reais de um THST, no entanto, para obras com 200/300 trabalhadores a situação muda completamente. Neste tipo de obras o papel do Técnico de HST acaba por ser de arquivador e “formador”, visto todos os trabalhadores necessitarem de formação de acolhimento.

Dito isto não nos podemos esquecer da documentação de cada subempreiteiro, das máquinas/viaturas, dos equipamentos, enfim.. Um numero infindável de papelada. Eu sinceramenet vejo utilidade na documentação de cada trabalhador, no caso de subempreiteiros acaba por ser um certificado e uma salvaguarda para a empresa empregadora que todos estão a cumprir com o exigível por lei, ou seja;

Contrato de Trabalho; Comprovativo de entrega dos EPI, Ficha Médica; Descontos para a SS; Visto em caso de trabalhador estrangeiro, o mesmo se aplica a documentação dos equipamentos e máquinas, ao contratar uma entidade somos também responsáveis por qualquer situação que ocorra como eles dentro do estaleiro, por isso, mais vale prevenir do que remediar.


Aproveito para deixar o perfil profissional, só o ponto 6 é que me deixa com algumas duvidas, mesmo assim na minha opinião é um pouco difícil incluir a documentação pessoal como desenvolvimento de prevenção para a empresa.

Perfil Profissional

Designação: Técnico/a de Segurança e Higiene do Trabalho.

Área de actividade: Segurança e Higiene do Trabalho.

Objectivo global: Desenvolver actividades de prevenção e de protecção contra riscos profissionais.

Saídas profissionais: Técnico/a de Segurança e Higiene do Trabalho.

Actividades:

1. Colaborar no planeamento e na implementação do sistema de gestão de prevenção da empresa:
1.1. Participar na elaboração de diagnósticos que permitam caracterizar o processo produtivo;
1.2. Participar na elaboração do plano de prevenção de riscos profissionais;
1.3. Participar na elaboração ou desenvolvimento de planos específicos de prevenção e protecção exigidos pela legislação;
1.4. Participar na definição dos procedimentos a adoptar em situações de emergência, designadamente, de combate ao sinistro, de evacuação e de primeiros socorros.

2. Colaborar no processo de avaliação de riscos profissionais:
2.1. Identificar perigos associados às condições de segurança, aos contaminantes químicos, físicos e biológicos e à organização e carga de trabalho;
2.2. Estimar riscos a partir de metodologias e técnicas adequadas aos perigos detectados;
2.3. Valorar riscos a partir da comparação dos resultados obtidos na estimativa dos riscos com critérios de referência previamente estabelecidos.

3. Desenvolver e implementar medidas de prevenção e de protecção:
3.1. Propor medidas de prevenção e de protecção observando, nomeadamente, os princípios gerais de prevenção e as disposições legais;
3.2. Implementar e acompanhar a execução das medidas de prevenção e de protecção;
3.3. Assegurar a eficiência dos sistemas necessários à operacionalidade das medidas de prevenção e de protecção implementadas, acompanhando as actividades de manutenção dos sistemas e equipamentos de trabalho e verificando o cumprimento dos procedimentos pré-estabelecidos;
3.4. Gerir o aprovisionamento e a utilização de equipamentos de protecção individual e assegurar a instalação e manutenção da sinalização de segurança;
3.5. Avaliar a eficácia das medidas implementadas através da reavaliação dos riscos e da análise comparativa com a situação inicial.

4. Colaborar na concepção de locais, postos e processos de trabalho:
4.1. Participar nas vistorias aos locais de forma a assegurar o cumprimento das medidas de prevenção e de protecção preconizadas;
4.2. Participar na integração das medidas de prevenção e de protecção na concepção de processos de trabalho e na organização dos postos de trabalho.

5. Colaborar no processo de utilização de recursos externos nas actividades de prevenção e de protecção:
5.1. Participar na identificação de recursos externos e no processo da sua contratação;
5.2. Acompanhar a acção dos serviços contratados, disponibilizando a informação e contribuindo para a obtenção dos meios necessários à sua intervenção, promovendo a sua articulação com os diversos sectores da empresa e participando na implementação das respectivas medidas;
5.3. Participar no processo de avaliação do desempenho dos serviços contratados e da adequabilidade e viabilidade das medidas preconizadas.

6. Assegurar a organização da documentação necessária ao desenvolvimento da prevenção na empresa:
6.1. Elaborar registos e organizar e actualizar documentação através do tratamento e arquivo regular da informação;
6.2. Garantir a acessibilidade da informação, identificando os destinatários e utilizadores e assegurando o envio da respectiva documentação.

7. Colaborar nos processos de informação e formação dos trabalhadores e demais intervenientes nos locais de trabalho:
7.1. Identificar necessidades de informação e participar na concepção de conteúdos e suportes de informação;
7.2. Difundir suportes de informação, participar em sessões de sensibilização e prestar informações;
7.3. Participar na avaliação da eficácia do programa de informação, utilizando instrumentos adequados e identificando desvios entre a informação transmitida e as práticas;
7.4. Participar na identificação de necessidades de formação, na definição de objectivos e conteúdos de formação, na selecção de instrumentos pedagógicos e na identificação dos meios e condições de desenvolvimento da formação;
7.5. Ministrar ou acompanhar acções de formação e participar no processo de avaliação dos formandos;
7.6. Participar na avaliação do programa de formação, utilizando instrumentos adequados e avaliando o impacto da formação ao nível dos comportamentos e das disfunções diagnosticadas.

8. Colaborar na integração da prevenção no sistema de comunicação da empresa:
8.1. Participar na implementação de procedimentos de comunicação, assegurando a difusão da informação relativa à prevenção junto dos destinatários;
8.2. Participar na avaliação da adequabilidade dos instrumentos de informação e da eficácia dos procedimentos de comunicação.

9. Colaborar no desenvolvimento de processos de consulta e de participação dos trabalhadores:
9.1. Apoiar tecnicamente as actividades de consulta e o funcionamento dos órgãos de participação dos trabalhadores da empresa no âmbito da prevenção;
9.2. Participar na análise das propostas resultantes da participação dos trabalhadores.

10. Colaborar no desenvolvimento das relações da empresa com os organismos da rede de prevenção:
10.1. Recolher os elementos necessários às notificações obrigatórias;
10.2. Organizar os elementos necessários à obtenção de apoio técnico de organismos da rede, identificando as respectivas competências e capacidades e disponibilizando a informação necessária ao apoio a solicitar;
10.3. Acompanhar o desenvolvimento de auditorias e inspecções.

Bom dia,

Agradeço a reposta.

no meu caso não sou TSHST, mas sou do departamento de RH e faço um controlo desses doc's.

A questão é que se torna tb uma perda de tempo andar sempre em cima desses documentos...

Ainda para mais quando são subempreiteiros "pequenos" que não fazem esse tipo de actividades, p.e. exames de aptidão médica (nem querem saber disso), fichas de entrega de EPI (nunca ouviram falar de tal coisa). Como se faz nesses casos?

torna-se cansativo e trabalhoso andar a tomar conta deste tipos!!!

Obrigada,

Boa tarde Titá,

Existem de facto alguns documentos que considero excessivo manter controlo em obra. Diz a lei de protecção de dados pessoais que os dados pessoais recolhidos devem ser pertinentes e não excessivos relativamente à finalidade que se destinam. Por exemplo, entendo que o BI dos trabalhadores não é pertinente para o efeito pretendido de registo do trabalhador e do mesmo modo é excessivo uma vez que o DL 273/2003 não o refere para efeitos de registo de trabalhadores e os restantes documentos e informações exigidas já identificam claramente o trabalhador.
Saliento sempre o facto de que o DL 273/2003 refere como obrigatório um registo contendo os números fiscal de contribuinte e de beneficiário. Em momento algum refere fotocópia destes documentos.

Por outro lado, alguns documentos que refere, e que os seus subempreiteiros não têm, são a meu ver bastante pertinentes para garantia das condições de segurança, higiene e saúde no trabalho.
A ficha de aptidão para o trabalho, além de uma obrigação legal, é uma garantia de que o trabalhador se encontra apto para desenvolver a sua actividade. De notar que em muitas situações os trabalhadores têm doenças ou problemas de saúde e físicos que os impedem de realizar determinadas tarefas e esse condicionalismo consta (ou devia constar) da ficha de aptidão.
A ficha / registo de entrega de EPI's, não sendo legalmente obrigatória, só a posso considerar pertinente como salvaguarda / garantia de que o trabalhador de facto possui os EPI's necessários. De qualquer modo, um registo de formação em que o trabalhador seja informado dos EPI's necessários e as visitas regulares aos postos de trabalho, confirmando a sua utilização, garantem a mesma informação.


Cumps,

Paulo Ferreira

Bom dia a todos.

Antes de mais quero dar os meu sinceros parabéns por este espectacular fórum.

Agora gostaria de vos colocar a seguinte questão:

Somos uma microempresa na área da prestação de serviços de assistência e reparação de portas e automatismos (assim como a sua comercialização e instalação) com apenas 3 pessoas assalariadas (o outro sócio não usufrui de salário nem sequer tem qualquer função na Empresa). Um grande Cliente nosso decidiu pedir-nos os seguintes documentos para podermos continuar a trabalhar para eles:

1 - Fichas de aptidão - Temos tudo em conformidade e já li aqui no fórum que têm que ser assinadas pelos trabalhadores.
2 - Fichas de entrega de EPIs - Temos, entregamos e usamos vários EPIs. No entanto nunca fizemos qualquer registo! Como é que nos safamos desta? Podem-me indicar um modelo para passarmos a fazer esses registos?
3 - Matriz de riscos e aspectos ambientais referentes ás nossas tarefas - Não faço ideia o que isto seja. Nem sei se se aplica à N/ actividade. Podem-me esclarecer?
4 - Folha de pagamento de seguro de trabalho - Temos tudo em conformidade.
5 - Documentos de identificação dos funcionários - Vamos enviar os BIs digitalizados.

Podem-me dar uma ajuda nos ítens 2 e 3?

Obrigado.

Cumprimentos,
Nuno Maciel

Os dois pontos que possui duvidas, podem de forma rapida ser resolvidos por empresa que vos preste serviços na área de HST. A avaliação de riscos terá de ser feito por pessoa competente (TSHST), e o modelo de registo de EPI´s tambem seria fornecida pela empresa prestadora de serviços. De qualquer forma, se quiser posso enviar-lhe um exemplar de resgistos de entrega/devolução de EPI´s. Diz o seu email, que assim que puder reencaminho.

Cumprimentos